Ghiduri

De pe Excel pe ERP: ce cureți înainte și cum treci prima săptămână

Trecerea de pe Excel pe un ERP reușește sau nu după datele cu care pornești. Curăță articolele, unitățile, rețetele și stocul inițial înainte de import, apoi treci prin program câteva comenzi reale în prima săptămână.

Actualizat la 2026-11-10

De ce contează curățenia

Excelul iartă multe. Același șurub poate apărea pe trei rânduri, cu trei denumiri, și tot te descurci, pentru că știi ce e. Programul nu știe. Dacă imporți dublurile, vei avea stoc pe un cod și consum pe altul, iar după o lună nimeni nu mai crede cifrele.

Pune un om să răspundă de datele de bază. Nu trebuie să fie informatician. Trebuie să cunoască produsele și să aibă timp.

Ce cureți înainte de import

Lucrează pe foi separate, în ordinea de mai jos. Fiecare pas se sprijină pe cel dinainte.

• Articolele și codurile. Un cod pentru fiecare articol, o denumire clară, fără dubluri. Hotărăște o regulă de denumire și aplic-o peste tot.
• Unitățile de măsură. Alege unitatea în care ții stocul. Dacă cumperi în role și consumi în metri, notează conversia.
• Rețetele. Pentru fiecare produs: materialele, cantitatea pe bucată și pierderea normală. Adaugă fazele de lucru și timpul pe fază, cât le știi.
• Clienții și furnizorii. Cod fiscal corect, adresă, condiții de plată. Șterge firmele cu care n-ai mai lucrat de ani de zile.
• Stocul inițial pe gestiuni. Numără la o dată fixă și trece cantitatea pe fiecare gestiune. Valoarea o iei de la contabil, ca să bată cu balanța.
• Comenzile deschise. Doar ce nu s-a livrat și nu s-a facturat încă, cu cantitatea rămasă.

Prima săptămână

Un plan care merge la o fabrică de câteva zeci de oameni arată cam așa:

• Ziua 1–2: imporți articolele, unitățile, clienții, furnizorii și stocul inițial. Verifici prin sondaj 20–30 de articole luate la întâmplare, iar contabilul confirmă că valoarea stocului bate cu balanța.
• Ziua 3–5: pui în program rețetele și le verifici pe produsele care se vând cel mai des, apoi treci prin el primele comenzi reale, de la comandă la factură. Calculezi costul unui produs pe care îl știi bine și compari.
• Ziua 5: verifici stocul și documentele și anunți contabilul că pornești.
• Toată săptămâna: instruiești oamenii pe roluri, pe măsură ce lucrați. Vânzările cu comenzile, depozitul cu recepțiile și livrările, hala cu sarcinile pe tabletă.

Primele comenzi

Alege două-trei comenzi simple, cu produse pe care le faci des. Le urmărești tu, pas cu pas, împreună cu oamenii care le lucrează. Unde cineva se blochează, rezolvi pe loc și notezi.

În primele două săptămâni, ține Excelul doar pentru citit. Dacă oamenii continuă să scrie în el, vei avea două adevăruri, iar programul va pierde mereu. La sfârșitul săptămânii a doua, compară stocul din program cu ce e pe raft pentru câteva articole importante.

Greșeli de evitat

• Imporți tot istoricul din ultimii zece ani. Ai nevoie de date curente, nu de arhivă.
• Pornești toate departamentele odată, fără un om care să răspundă de fiecare.
• Faci inventarul inițial în grabă, într-o zi în care depozitul a lucrat normal.
• Lași rețetele „cum erau”, deși știi că normele de consum sunt vechi.
• Nu-l implici pe contabil până la prima închidere de lună.
• Instruiești doar biroul și lași hala pentru mai târziu.

Listă de verificare

• Fiecare articol are un singur cod.
• Fiecare articol are unitatea de stoc stabilită, cu conversiile notate.
• Produsele vândute des au rețeta completă și verificată.
• Clienții și furnizorii au codul fiscal corect.
• Stocul inițial e numărat la o dată fixă, pe gestiuni, și bate cu balanța.
• Comenzile deschise au doar cantitățile rămase.
• Seria de facturi și numărul următor sunt stabilite cu contabilul.
• Fiecare om știe ce face în program din prima zi.
• Excelul vechi e închis pentru scriere.