Ghiduri

Fișa de magazie: cine o ține, ce trebuie să conțină și cum o verifici

Fișa de magazie (cod 14-3-8) arată, pentru un articol dintr-un loc de depozitare, fiecare intrare, fiecare ieșire și stocul rămas. Legea îi cere puține lucruri, iar modelul din ordin îl poți adapta și ține electronic.

Actualizat la 2026-11-10

La ce folosește

Anexa 2 la OMFP 2634/2015 spune că fișa de magazie e documentul de evidență a intrărilor, ieșirilor și stocurilor de bunuri materiale. E evidența gestiunii, ținută în primul rând în cantități. Valorile le ține contabilitatea, în conturile analitice de stocuri.

Când lucrezi cu inventar permanent, fiecare intrare și ieșire se înregistrează pe loc, așa că știi oricând stocul, în cantitate și în valoare (OMFP 1802/2014, pct. 289-290). Fișa de magazie e partea din gestiune a acestei evidențe.

Cum se țin fișele

Norma are doar câteva reguli, dar sunt clare:

o fișă pentru fiecare loc de depozitare și fiecare fel de material;
fișele se ordonează pe conturi, grupe și eventual subgrupe, sau alfabetic;
bunurile primite de la terți spre prelucrare sau în custodie au fișe distincte, ținute separat de ale tale;
înregistrările se fac document cu document, fără totaluri pe zi sau pe lună.

Cine o ține

Norma nu numește o persoană. Fiindcă fișa se ține pe loc de depozitare, de regulă o ține gestionarul acelui loc. Contabilul o folosește ca să verifice că documentele au ajuns la el și că stocul din gestiune se potrivește cu cel din contabilitate.

Scrie în procedura internă cine înregistrează mișcările, cine verifică fișele și cât de des. Legea nu fixează o frecvență pentru verificare.

Fișele contează și când gestiunea trece de la un gestionar la altul. Atunci se face un inventar, iar fișele la zi sunt baza cu care se compară ce se predă.

Ce e obligatoriu și ce e doar model

Art. 3 din OMFP 2634/2015 face obligatorii doar elementele generale din anexa 1 pct. 2 și 10. Art. 4 alin. (2) îi permite fiecărei firme să adapteze modelele formularelor după nevoile ei.

Modelul din anexa 3 are în antet magazia, materialul, unitatea de măsură și un preț unitar. Pe rânduri are documentul (dată, număr, fel), intrările, ieșirile, stocul și o rubrică pentru data și semnătura de control.

Prețul unitar din antet e o căsuță de model, nu o cerință a normei. Dacă evaluezi stocul FIFO, loturile au prețuri diferite, deci un singur preț în antet nici n-ar fi adevărat. Valorile apar oricum în documentele de intrare și ieșire și în contabilitate.

Ce trebuie să poți citi pe orice fișă: locul de depozitare, articolul cu unitatea de măsură și, pe fiecare rând, documentul, cantitatea intrată sau ieșită și stocul după operație.

Fișa în format electronic

Documentele financiar-contabile pot fi pe hârtie sau electronice, dacă respectă normele (anexa 1 pct. 12). Datele se pot înscrie direct din sistemul informatic (pct. 13).

Semnătura nu e obligatorie la documentele întocmite și preluate printr-un sistem informatic (pct. 11). Rubrica de control din model se înlocuiește atunci prin procedura ta: cine verifică fișa, când și cum se vede verificarea. La un control, tipărești sau exporți fișa pentru perioada cerută.

Un program construiește fișa din documentele de intrare și ieșire, deci nimeni nu rescrie aceleași cifre de două ori. Corecturile se fac numai înainte ca documentele să fie prelucrate (pct. 16). După aceea, o greșeală se îndreaptă cu un document nou, care apare și el pe fișă.

Reconcilierea cu contabilitatea

Stocul din fișa de magazie și soldul din contul analitic al aceluiași articol trebuie să spună același lucru. Instrumentul obișnuit e balanța analitică a stocurilor (cod 14-6-30/c), pe care o compari cu fișele.

Diferențele au de obicei cauze banale: un document înregistrat doar într-o parte, o mișcare trecută pe altă gestiune sau un document datat în altă lună. Caută-le lunar, cât le mai ții minte.

La inventar, după numărare, cantitățile găsite se compară cu fișele de magazie și cu contabilitatea (OMFP 2861/2009, pct. 35). Dacă fișele sunt la zi, diferențele care rămân sunt cele reale.

Trebuie să tipăresc fișele de magazie?

Nu. Le poți ține electronic, cu condiția să respecte normele (OMFP 2634/2015, anexa 1 pct. 12). Le tipărești sau le exporți când ți le cere cineva, de exemplu la un control sau la inventar.

Fișa trebuie să aibă preț unitar?

Nu. Prețul unitar apare în modelul din anexa 3, dar art. 4 alin. (2) din ordin îți permite să adaptezi modelul. Valorile se găsesc în documente și în contabilitate.

Țin fișe separate pentru materialul clientului?

Da. Bunurile primite spre prelucrare sau în custodie au fișe distincte, ținute separat de fișele bunurilor tale.

Pot ține o singură fișă pentru același material aflat în două magazii?

Nu. Fișele se țin pe fiecare loc de depozitare, deci fiecare magazie are fișa ei pentru acel material.

Cine semnează fișa la control?

Pe hârtie, persoana care face verificarea, în rubrica de control. Dacă fișa e ținută electronic, semnătura nu e obligatorie, dar procedura internă trebuie să arate cine verifică (anexa 1 pct. 11).