Ghiduri
Inventarul anual: decizia, comisia, numărarea și procesul-verbal
Orice firmă își inventariază bunurile cel puțin o dată pe an, după normele aprobate prin OMFP 2861/2009. Pașii sunt o decizie scrisă, o comisie care numără, compararea cu evidența și un proces-verbal aprobat de administrator.
Când faci inventarul
Inventarul e obligatoriu la începutul activității, cel puțin o dată în fiecare exercițiu financiar, la fuziune și la încetarea activității (pct. 2). Îl mai faci la cererea organelor de control, când bănuiești lipsuri sau plusuri, la predarea unei gestiuni, la reorganizare și după calamități.
Inventarul anual se face de regulă la închiderea exercițiului. Dacă ai o activitate complexă, poți inventaria mai devreme, cu condiția ca rezultatele să intre în situațiile financiare ale anului. Valoarea din registrul-inventar se actualizează atunci cu intrările și ieșirile de până la sfârșitul anului (pct. 4).
Decizia și comisia
Administratorul numește comisia printr-o decizie scrisă (pct. 6). Decizia cuprinde obligatoriu componența comisiei, modul de efectuare și metoda de inventariere, gestiunea inventariată, data de începere și data de terminare.
Din comisie nu pot face parte gestionarii depozitelor inventariate, contabilii care țin evidența acelei gestiuni și auditorii interni sau statutari. Contabilii pot participa la numărare fără să fie membri. La firmele cu puțini salariați, inventarul îl poate face o singură persoană.
Declarația gestionarului
Înainte de numărare, comisia ia de la gestionar o declarație scrisă (pct. 8). În ea, gestionarul spune, printre altele, dacă:
- are bunuri și în alte locuri de depozitare;
- are în gestiune bunuri ale terților;
- știe de plusuri sau lipsuri;
- are bunuri nerecepționate sau de livrat, cu documentele făcute;
- a primit sau a dat bunuri fără documente.
Numărarea oarbă
Stocul faptic se stabilește prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare (pct. 15). Abia după aceea compari cantitățile din listele de inventariere cu fișele de magazie și cu contabilitatea (pct. 35).
Norma nu folosește termenul de numărare oarbă, dar ea e cel mai simplu mod de a păstra această ordine: comisia numără fără să vadă stocul scriptic. Listele se completează fără spații libere și fără ștersături (pct. 34). Fiecare filă o semnează comisia și gestionarul. Pe ultima filă, gestionarul scrie dacă totul s-a inventariat în prezența lui și dacă are obiecții (pct. 33).
Diferențele: explicații, compensare, evaluare
Pentru fiecare plus și minus, comisia cere explicații scrise persoanelor care răspund de gestiune. Pe baza lor stabilește natura diferențelor și propune cum se regularizează (pct. 39).
Un minus se poate compensa cu un plus doar dacă există risc de confuzie între sorturi asemănătoare ale aceluiași bun și dacă diferențele țin de aceeași gestiune și aceeași perioadă. Compensarea nu se admite când lipsa vine din furt sau din vina gestionarului (pct. 40).
Evaluarea diferențelor:
- Lipsurile ies din gestiune la valoarea din contabilitate, calculată cu metoda de evaluare la ieșire a firmei (CMP sau FIFO).
- Lipsurile imputabile se recuperează de la vinovați la valoarea de înlocuire: prețul de piață al unui bun similar, plus taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, și cheltuielile de aprovizionare (pct. 40 alin. (2)).
- Plusurile intră în contabilitate la valoarea justă (OMFP 1802/2014, pct. 75 alin. (1) lit. d)). Pentru materialele cumpărate recent, ultimul preț de achiziție e o bază practică. Scrie regula în procedura de inventariere.
Procesul-verbal și termenele
Rezultatele intră într-un proces-verbal (pct. 42). El cuprinde membrii comisiei, numărul și data deciziei, gestiunile inventariate, datele de început și de sfârșit, rezultatele, cauzele diferențelor și persoanele vinovate, propunerile de măsuri, stocurile depreciate sau fără mișcare.
Propunerile ajung la administrator în cel mult 7 zile lucrătoare de la terminarea inventarului. Administratorul decide cu avizul șefului compartimentului financiar-contabil și al celui juridic (pct. 43). Rezultatele se trec în evidența tehnico-operativă în cel mult 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal (pct. 45).
Cum se face în fabriqon
În fabriqon, numărarea e oarbă, apoi urmează procesul-verbal și aprobarea. Lipsurile se evaluează după metoda contului (CMP sau FIFO), iar plusurile la ultimul preț de achiziție.
Pot face inventarul în timpul anului, nu la 31 decembrie?
Da, dacă rezultatele intră în situațiile financiare ale anului. În registrul-inventar treci stocul numărat, actualizat cu intrările și ieșirile până la sfârșitul exercițiului.
Poate gestionarul să numere singur?
Nu. Gestionarul nu poate fi membru al comisiei. El dă declarația de la început, e de față la numărare și semnează listele.
Pot compensa un minus la un reper cu un plus la altul?
Doar dacă reperele se pot confunda ușor, de exemplu prin culoare, dimensiune sau ambalaj, și dacă diferențele sunt în aceeași gestiune și aceeași perioadă. Nu se admite dacă lipsa vine din furt sau din vina gestionarului.
Un inventar parțial făcut în cursul anului ține loc de inventarul anual?
Da, dacă ai inventariat toate bunurile acelei gestiuni și administratorul aprobă (pct. 2 alin. (2)).