Ghiduri

NIR: când e obligatoriu și ce trebuie să conțină

NIR-ul (nota de recepție și constatare de diferențe) e obligatoriu doar în șase situații, de exemplu când marfa vine fără documente sau cu diferențe. În rest poți face recepția direct pe factură sau pe aviz, iar un NIR la fiecare intrare e permis, nu cerut.

Actualizat la 2026-11-04

Când e obligatoriu NIR-ul

Anexa 2 la OMFP 2634/2015 spune că NIR-ul (cod 14-3-1A) e document de recepție obligatoriu numai pentru:

bunuri de pe aceeași factură sau același aviz care intră în gestiuni diferite;
bunuri primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
bunuri cumpărate de la persoane fizice;
bunuri care sosesc fără documente de livrare;
bunuri care au diferențe la recepție;
mărfuri intrate în gestiuni ținute la preț de vânzare.

Când nu e obligatoriu

În celelalte cazuri, recepția, intrarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se fac pe documentul care însoțește marfa, adică factura sau avizul.

Poți totuși face NIR la fiecare intrare, ca să ai un singur flux de recepție. Legea permite asta, dar nu o cere. Scrie regula în procedura internă, ca toată lumea să lucreze la fel.

Ce trebuie să conțină

NIR-ul nu are o listă proprie de câmpuri obligatorii. I se aplică regula generală pentru orice document justificativ, din anexa 1 pct. 2 și 3 la același ordin:

denumirea documentului, numărul și data;
numele și sediul firmei, cu forma juridică, codul fiscal și capitalul social;
părțile operațiunii: furnizorul și gestiunea care primește;
bunurile primite, cu cantitățile și, după caz, valorile;
numele persoanelor care au făcut recepția.

Prețuri, tranșe și semnături

Dacă nu treci prețurile pe NIR, valorile trebuie să apară în alt document justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate. Când marfa vine în tranșe, faci câte un NIR pentru fiecare tranșă și îl atașezi la factură sau la aviz.

Semnătura nu e obligatorie când NIR-ul vine dintr-un sistem informatic. Procedura ta internă trebuie atunci să arate cine a inițiat și cine a aprobat recepția (anexa 1 pct. 11).

Diferențele la recepție

Când ce ai primit nu se potrivește cu documentul furnizorului, NIR-ul devine obligatoriu. Legea nu fixează rubricile pentru diferențe. Le stabilești prin procedura proprie. Anexa 2 dă ca exemple cantitatea și valoarea constatate în plus sau în minus și persoanele care au făcut recepția.

Concret, pe fiecare linie cu diferență treci cantitatea din document, cantitatea găsită și diferența. Adaugi o mențiune scurtă despre ce s-a întâmplat, de exemplu colete lipsă sau marfă deteriorată. Cu acest NIR îi arăți furnizorului ce corecție îi ceri.

NIR fără factură

Legea nu leagă NIR-ul de existența facturii. Poți recepționa marfa înainte să primești factura. Ce urmează depinde de situație:

Marfa vine înaintea facturii, de la o firmă din România. Factura e datorată: furnizorul trebuie să o emită cel târziu pe 15 ale lunii următoare livrării (Codul fiscal, art. 319 alin. (16)) și să o trimită prin RO e-Factura. Până atunci, contabilul ține datoria în contul 408 „Furnizori - facturi nesosite”.
Cumperi cu bon fiscal. Bonul care îndeplinește condițiile unei facturi simplificate (printre ele, o valoare de cel mult 100 de euro cu TVA) e documentul final. Nu trece prin RO e-Factura, deci nu îl vei găsi în SPV.
Cumperi de la o persoană fizică. Documentul de intrare e borderoul de achiziție (cod 14-4-13), iar NIR-ul e obligatoriu.
Primești bunuri gratuit, de exemplu mostre. Le înregistrezi la valoarea justă (OMFP 1802/2014, pct. 75 alin. (1) lit. d)).
Primești materialul clientului spre prelucrare sau în custodie. NIR-ul e obligatoriu, dar bunurile nu sunt ale tale. Contabilul le ține în afara bilanțului, nu în stocurile firmei.

Cum se face în fabriqon

În fabriqon, NIR-ul se creează din recepție, deci nu rescrii ce ai primit deja. Poți înregistra un NIR fără factură, iar factura furnizorului o împerechezi mai târziu cu recepția.

Vezi și: Aprovizionare

Trebuie să fac NIR pentru fiecare factură de la furnizor?

Nu. Dacă marfa e conformă, intră într-o singură gestiune și vine cu factură sau aviz, recepția se poate face direct pe acel document. NIR-ul e obligatoriu doar în cele șase cazuri din OMFP 2634/2015.

Pot face NIR înainte să primesc factura?

Da. Dacă marfa vine cu aviz, recepționezi pe aviz sau faci NIR. Dacă vine fără niciun document de livrare, NIR-ul e obligatoriu. Factura o legi de recepție când sosește.

Cine semnează NIR-ul?

Persoanele care au făcut recepția. Dacă documentul e emis dintr-un sistem informatic, semnătura nu e obligatorie, dar procedura internă trebuie să identifice cine a inițiat și cine a aprobat recepția.

Ce fac dacă furnizorul din România nu trimite factura?

Pentru o livrare între firme din România, factura e o obligație a furnizorului, cu termen până pe 15 ale lunii următoare. Datoria rămâne pe contul 408 până primești factura. Cere-o în scris și stabilește cu contabilul pașii următori.