Ghiduri

Rebuturi, marfă degradată sau expirată: procesul-verbal și ce poți deduce

Stocul care nu mai poate fi folosit sau vândut iese din gestiune pe baza procesului-verbal al unei comisii. Ce scrii în el și cum dovedești distrugerea decid dacă pierderea e deductibilă și dacă trebuie să ajustezi TVA-ul.

Actualizat la 2026-11-10

Ce document folosești

OMFP 2634/2015 are un formular pentru asta: procesul-verbal de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (cod 14-2-3/aA). Pe lângă mijloacele fixe, el acoperă scoaterea din uz a obiectelor de inventar și declasarea altor bunuri materiale, deci și a stocurilor.

Formularul îl completează o comisie, în două etape. Capitolele I și II cuprind constatările și propunerea. Capitolul III se completează după aprobare și după ce scoaterea din uz sau declasarea s-a făcut, cu ce a rezultat din ea. Dacă al treilea capitol ajunge în alt exercițiu financiar, se întrunește o comisie nouă și se face un proces-verbal nou.

Un „proces-verbal de distrugere” separat nu există ca formular în ordin. Îl poți face ca document intern, cu elementele obligatorii din anexa 1 pct. 2, sau poți consemna distrugerea în capitolul III.

Comisia și pașii

Norma spune doar că formularul îl completează comisia constituită în acest scop. Componența nu e fixată. Administratorul o numește printr-o decizie scrisă și e bine ca gestionarul să nu constate singur propria pierdere. Pașii arată așa:

comisia constată ce bunuri sunt, câte, de ce nu mai pot fi folosite sau vândute și ce valoare au în contabilitate;
propune ce se face cu ele: distrugere, valorificare ca deșeu sau retur la furnizor;
administratorul aprobă propunerea;
bunurile se distrug sau se predau unei firme specializate, iar comisia consemnează asta;
bunurile ies din gestiune la valoarea la care sunt înregistrate în contabilitate (OMFP 1802/2014, pct. 95 alin. (1)).

Impozitul pe profit

Regulile din această secțiune privesc firmele care plătesc impozit pe profit. Codul fiscal, art. 25 alin. (4) lit. c), spune că nu sunt deductibile cheltuielile cu stocurile constatate lipsă sau degradate, neimputabile, și nici TVA-ul aferent, când acesta e datorat. Aceleași cheltuieli devin deductibile în câteva situații. Cele care contează pentru o fabrică:

bunuri distruse de calamități naturale sau de alte cauze de forță majoră, în condițiile din norme (pct. 1);
bunuri pentru care ai contract de asigurare (pct. 2);
bunuri degradate calitativ, dacă faci dovada distrugerii (pct. 3);
alte bunuri al căror termen de valabilitate sau de expirare a trecut, potrivit legii (pct. 7).

Dovada distrugerii

Normele de aplicare (HG 1/2016, titlul II, pct. 17 alin. (3)) spun că distrugerea e dovedită atât când o faci cu mijloace proprii, cât și când predai bunurile unei unități specializate. În al doilea caz, păstrează documentul primit de la firma care le-a preluat.

Rebutul din producție are o regulă separată. Pierderile tehnologice cuprinse în norma proprie de consum sunt deductibile în limita acelei norme (art. 25 alin. (3) lit. e)). De aceea merită ca rețetele să aibă pierderile trecute în ele.

TVA: când nu ajustezi

Art. 304 alin. (2) lit. a) din Codul fiscal spune că nu ajustezi TVA-ul dedus pentru bunurile distruse, pierdute sau furate, dacă situația e demonstrată sau confirmată corespunzător. Furtul îl dovedești cu acte de la organele judiciare.

Normele (pct. 78 alin. (10)) dau exemple în care nu ajustezi. Printre ele sunt stocurile degradate calitativ care nu mai pot fi valorificate și pentru care faci dovada distrugerii, plus pierderile tehnologice în limitele normei proprii de consum. Pentru ce depășește norma, ajustezi TVA-ul.

Lista nu e exhaustivă (alin. (11)). Sarcina probei e însă a ta, iar dacă inspectorii nu consideră dovezile suficiente, te pot obliga la ajustare (alin. (12)).

Marfa expirată

Marfa expirată nu trebuie distrusă pe loc. Un om decide întâi: o returnezi furnizorului, o distrugi sau o valorifici altfel, dacă legea permite. Pentru impozitul pe profit, art. 25 alin. (4) lit. c) pct. 7 acoperă bunurile cu termenul depășit.

La TVA, normele nu numesc expirarea separat. Ca să fii acoperit, ține pentru ea aceleași probe ca pentru marfa degradată: procesul-verbal al comisiei și dovada distrugerii.

Ce păstrezi la dosar

Pentru fiecare scoatere din gestiune, dosarul cuprinde decizia de numire a comisiei, procesul-verbal cu constatările și aprobarea, apoi dovada distrugerii. Adaugă documentul firmei specializate, polița de asigurare sau actele de la poliție, după caz. Fotografiile nu sunt cerute de lege, dar ajută la un control. Păstrează dosarul împreună cu documentele justificative ale lunii în care ai scos bunurile din gestiune.

Pot arunca marfa expirată fără proces-verbal?

Nu ar trebui. Ieșirea din gestiune are nevoie de un document justificativ. Fără procesul-verbal și fără dovada distrugerii pierzi deducerea cheltuielii și riști să ajustezi TVA-ul dedus la cumpărare.

Cine face parte din comisie?

Legea nu fixează componența. O stabilește administratorul printr-o decizie scrisă. E bine ca gestionarul bunurilor să nu fie singurul care constată pierderea.

Rebutul din producție e deductibil?

În limita normei proprii de consum, da: e pierdere tehnologică, deductibilă limitat (art. 25 alin. (3) lit. e)), iar TVA-ul nu se ajustează. Pentru ce trece peste normă, cheltuiela nu mai e deductibilă și ajustezi TVA-ul.

Ce fac dacă vând rebutul ca deșeu?

Atunci e o vânzare. O documentezi și o facturezi ca orice livrare, iar procesul-verbal arată ce s-a declasat și ce s-a valorificat.

Ce se întâmplă dacă distrugerea are loc anul următor?

Norma cere atunci o comisie nouă și un proces-verbal nou, care confirmă ce s-a întâmplat cu bunurile în noul exercițiu financiar.